Erweiterung der Statistik „Eingangskanal“
Neben der Anzahl der Rechnungen pro Eingangskanal wird nun auch die Summe der Nettobeträge der Rechnungen pro Eingangskanal dargestellt. Die tabellarische Ansicht der Statistik „Eingangskanal“ wurde um entsprechende Spalten erweitert.
Die Änderung ermöglicht es, nicht nur die Anzahl der offenen Rechnungen, sondern auch deren Volumen stets im Blick zu behalten.
Invoice Portal > Berichte und Statistiken > Eingangskanal > Ergebnis > Rechnungsanzahl und Summe von Rechnungsbeträgen (netto) pro Empfangszeitraum und Eingangskanal
Übergabe des Brutto- und Nettopreises an das ERP-System
Der Brutto- und Nettopreis einer bestellbezogenen Position wird standardmäßig nur unter der Bedingung an das ERP-System übergeben, dass auch das Feld „Preiseinheit“ in dieser Position befüllt ist. Die Befüllung dieses Feldes erfolgt ausschließlich aus den Stammdaten.
Die Aktivierung des Kontrollkästchens „Abweichung“ in einer Position erlaubt es einem Benutzer, von den Stammdaten abzuweichen. Dies hat zur Folge, dass in diesem Fall die Brutto- und Nettopreise auch ohne Angabe der Preiseinheit übergeben werden können.
Invoice Portal > Aufgaben > Offen > Rechnungsdetails > Bestellbezogene Positionen > Abweichung
Änderung des Schlüssels zur Identifikation einer Bestellung
Als logischer Schlüssel für die Anlage und Aktualisierung der Bestellstammdaten dient künftig nur die Bestellnummer.
Das bedeutet, dass innerhalb einer Organisation im „Invoice Portal“ jede Bestellnummer nur einmal vorkommen darf. Gleiche Bestellnummern dürfen insbesondere nicht bei unterschiedlichen Lieferanten vorkommen.
Die Vergabe der Bestellnummer im ERP-System sollte daher bei Bedarf überprüft werden.
Invoice Portal Admin > Bewegungsdaten > Bestellungen
Änderung in der Zusteuerung der Lieferantendaten aus den Stammdaten
Wenn eine Eingangsrechnung keine Lieferantennummer enthält, dann wurde bisher versucht, mit den evtl. vorhandenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder Steuernummern einen Lieferantenstammdatensatz zu finden. Bisher mussten diese beiden Werte in der Rechnung mit den in den Stammdaten hinterlegten Werten übereinstimmen.
Sollte künftig auf einer Rechnung nur die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder nur die Steuernummer angegeben sein, reicht es für die Identifikation eines Lieferanten aus, wenn einer dieser Werte in genau einem Stammdatensatz vorkommt.
Dies steigert die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Zusteuerung der Daten und verringert somit den Aufwand für die eventuelle manuelle Berichtigung.
Invoice Portal Admin > Stammdaten > Lieferanten
Neue Option zur Vorbefüllung des Feldes „Buchungsdatum“
Die Optionen zur Vorbefüllung des Feldes „Buchungsdatum“ wurden überarbeitet. Dabei kam die Option „Leistungsdatum“ ergänzend hinzu.
Wird diese Option ausgewählt, dann wird das Feld „Buchungsdatum“ in einer Rechnung mit dem gleichen Wert befüllt, wie das Feld „Leistungsdatum“. Sollte bei der Rechnungsübergabe kein Leistungsdatum erkannt werden, bleibt das Feld „Buchungsdatum“ leer, bis das Leistungsdatum manuell nachgepflegt wird.
Diese Änderung der grundlegenden Einstellung für das Feld „Buchungsdatum“ wirkt sich grundsätzlich nur auf neue Eingangsrechnungen aus. Um die Benutzer auf die Änderung der grundlegenden Einstellung auch in den bereits erhaltenen Rechnungen aufmerksam zu machen, wurde eine neue Rechnungsprüfung eingeführt: „Buchungsdatum entspricht der allgemeinen grundlegenden Einstellungen“. Im Auslieferungszustand der Software ist diese Prüfung als Warnung konfiguriert.
Sollte kein Bedarf an dieser Prüfung bestehen, insbesondere dann, wenn das Buchungsdatum in den Rechnungen oft manuell angepasst wird, kann diese Prüfung deaktiviert werden.
Eine weitere Änderung betrifft die Vorbefüllungsoption „Benutzerdefiniert“. Künftig wird dabei nicht „heute“ als Buchungsdatum eingetragen, sondern das Feld bleibt leer und muss manuell befüllt werden. Sollte die Vorbefüllung weiterhin erwünscht sein, empfehlen wir die Umstellung auf die Option „Eingangsdatum“.
Invoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Allgemein > Buchungsdatum > Leistungsdatum / Benutzerdefiniert / Eingangsdatum
Invoice Portal > Einstellungen > Rechnungsprüfungen > Details > Rechnung ohne Bestellbezug/Rechnung mit Bestellbezug
Deaktivierung von E-Mail-Benachrichtigungen für ausgewählte Benutzer
In der Benutzerverwaltung (App „Invoice Portal Admin“) gibt es eine neue Option: „E-Mail-Benachrichtigungen über Gruppenaufgaben unterbinden“. Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der betroffene Benutzer keine E-Mail-Benachrichtigungen über Gruppenaufgaben. Dies gilt sowohl für die initialen Mitteilungen als auch für Benachrichtigungen über Eskalationsschritte.
Im Auslieferungszustand der Software ist diese Option bei allen Benutzern deaktiviert. Die Aktivierung dieser Einstellung kann durch einen Benutzer der Gruppe „Admin für Benutzerverwaltung“ vorgenommen werden.
Die Aktivierung der Option empfiehlt sich bei Benutzern, die nicht aktiv an Gruppenaufgaben arbeiten, sondern lediglich die Bearbeitung überwachen und die Anzahl der automatisierten Benachrichtigungen reduzieren wollen.
Invoice Portal Admin > Benutzerverwaltung > Benutzer > Benutzerdetails > Allgemein > E-Mail-Benachrichtigungen über Gruppenaufgaben unterbinden
Invoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Benachrichtigungs- & Eskalationsverwaltung > Initiale Mitteilungen/Eskalationsschritte
Weiterleitung der Rechnungen über Monitoring
Die Weiterleitung einer noch nicht abschließend bearbeiteten Rechnung ist nun auch über die Rechnungsdetails in der Monitoring-Übersicht möglich. Früher war dies nur in der Monitoring-Übersicht selbst erlaubt.
Invoice Portal > Monitoring > Rechnungsdetails > Mehr > Weiterleiten
Verbesserung der Behandlung von Zu- und Abschlägen
Rund um die Einstellung „Verteilung der Zu-/Abschläge“ wurden Verbesserungen vorgenommen, indem folgende Funktionalitäten sichergestellt wurden:
- Ist die Option „Jeweils eine Kontierungsposition“ ausgewählt, dann wird beim Rechnungseingang pro Zu- oder Abschlag auf Kopfebene einer bestellbezogenen Rechnung jeweils eine separate Kontierungsposition eröffnet
- Ist die Option „Zusammenfassende Kontierungsposition“ ausgewählt, dann werden beim Rechnungseingang die Zu- und Abschläge auf Kopfebene einer bestellbezogenen Rechnung addiert und die Summe wird in einer Kontierungsposition abgebildet.
In beiden Fällen erhält der Abschlag ein negatives Vorzeichen.
Invoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Allgemein > Verteilung der Zu-/Abschläge
Erweiterung der Berechnungsformel der offenen Menge
Die offene Menge wird für die Rechnungsprüfung „Rechnungsmenge ist gleich der noch zu fakturierenden Menge“ berechnet. Sie steht für die Menge, die zu einer Bestellposition unter Berücksichtigung des Prüfungskennzeichens und ggf. der vorhandenen Wareneingangsmengen sowie der bereits abgerechneten Mengen noch zur Fakturierung aussteht. Künftig berücksichtigt die Berechnungsformel der offenen Menge auch den Unterschied zwischen den Bestellpreismengeneinheiten und den Bestellmengeneinheiten.
Invoice Portal Admin > Bewegungsdaten > Bestellungen/Bestellentwicklungsdaten
Invoice Portal > Einstellungen > Rechnungsprüfungen > Rechnung mit Bestellbezug
Änderung der Bezeichnungen in den Einstellungen für numerische Feldformate
Um die Anwendbarkeit der Einstellungen für numerische Feldformate besser darzustellen, wurden die Bezeichnungen präzisiert. Die Überschriften heißen nun:
- Betragsfeld (Kontierungsinformationen und Rechnungsbeträge)
- Betragsfeld (bestellbezogene Positionen)
- Mengenfeld
- Prozentfeld
Invoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Numerische Feldformate
„Aktive“ und „offene“ Rechnungen
Um Missverständnisse zu vermeiden, wurde die Definition von „aktiven“ Rechnungen (Monitoring > Aktiv) der Definition von „offenen“ Rechnungen (Berichte und Statistiken) angeglichen. Die genannten Übersichten verwenden nun eine identische Datengrundlage. Als „nicht aktiv“ gelten folgende Rechnungen:
- Bereits manuell oder automatisiert an das ERP-System übergebene Rechnungen
- Gelöschte Rechnungen
- Abgelehnte Rechnungen
Invoice Portal > Berichte und Statistiken > Offene Rechnungsbeträge/Eingangskanal /Rechnungen pro Lieferant
Invoice Portal > Monitoring > Aktiv
Erweiterung der Dialoge für die manuelle Benutzerfindung
Alle Dialoge für die manuelle Benutzerfindung (z.B. bei Weiterleitung oder Anforderung einer Freigabe) wurden um die Anzeige der E-Mail-Adresse jedes Benutzers erweitert. Dies erleichtert die Identifikation des gesuchten Benutzers.
Änderung der Funktionalität beim Verwerfen von Freigaben
Die Ausführung des Befehls „Freigabe verwerfen“ (verfügbar während des Prozessschritts „ERP-Übergabe“, der durch einen Nachbearbeiter gemacht wird, ungeachtet dessen, ob die Ausführung manuell oder automatisch ausgelöst wird) führt künftig zum identischen Ergebnis, wie die Ausführung des Befehls „Freigabe verweigern“ (verfügbar innerhalb der Freigabe-Workflows): die Rechnung wird in den Prozessstatus „Nachbearbeitung“ zurückversetzt und dem Nachbearbeiter (und ggf. der Gruppe) zur Bearbeitung zugewiesen, der die 1. Freigabe angefordert hat.
Invoice Portal > Aufgaben > Offen > Rechnungsdetails > Mehr > Freigabe verwerfen/Freigabe verweigern
Invoice Portal > Einstellungen > Prozesseinstellungen > Prozessablauf > Freigabe nach Rechnungsänderung verwerfen
Für Fragen stehen Ihnen Igor Kuzmin (07252 / 96-2152, i.kuzmin@seeburger.de) und Rolf Wessel (07252 / 96-1257, r.wessel@seeburger.de) gerne zur Verfügung.