Neues Format für den Eingangskanal „XRechnung“
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) schreibt eine Umstellung von XRechnung Version 2.2.0 auf XRechnung Version 2.3.1 zum Stichtag 01.08.2023 vor.
Ab dem 02.08.2023 steht Ihnen daher der Empfang von XRechnungen mit der Version 2.3.1 automatisch im „Invoice Portal Service“ zur Verfügung.
Wichtiger Hinweis: Das neue Format erfordert keine Änderung auf Ihrer Seite.
Erweiterung der Anwendbarkeit von Kontierungsvorlagen
Kontierungsvorlagen sowie die grundlegende Einstellung zur Verteilung der Rechnungspositionen auf Kontierungspositionen können manuell oder automatisiert angewandt werden. Bei der automatisierten Anwendung werden ab sofort neben den nicht-bestellbezogenen Belegen der Belegart „Rechnung“ auch die Belegarten „Anzahlungsrechnung“ sowie „Gutschrift“ wie folgt berücksichtigt:
- Die Kontierungsvorlagen in Verbindung mit der Option „,Freies Feld 2‘ zur Ermittlung der Kontierungsvorlagen verwenden“ werden auf alle nicht-bestellbezogenen Belegarten angewendet.
- Die bevorzugten Kontierungsvorlagen werden auf nicht-bestellbezogene Belege mit der Belegart „Rechnung“ und „Gutschrift“ angewendet. D.h. die Belegart „Anzahlungsrechnung“ wird weiterhin nicht von den bevorzugten Kontierungsvorlagen abgedeckt.
- Die grundlegende Einstellung zur Verteilung der Rechnungspositionen auf Kontierungspositionen wird auf alle Belegarten der nicht-bestellbezogenen Belege angewendet.
Diese Erweiterung ermöglicht die flexiblere Anwendung der Option „,Freies Feld 2‘ zur Ermittlung der Kontierungsvorlagen verwenden“ sowie die Vereinfachung der Kontierung der Dokumente mit der Belegart „Anzahlungsrechnung“ und „Gutschrift“.
Invoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Allgemein > Verteilung auf Kontierungspositionen
Invoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Optionale Felder > „Freies Feld 2“ zur Ermittlung der Kontierungsvorlagen verwenden
Validierung der Einstellungen für die numerischen Feldformate
Um eine mögliche Fehlkonfiguration der App „Invoice Portal“ zu vermeiden, wurde eine zusätzliche Validierung der grundlegenden Einstellungen für die numerischen Feldformate eingeführt. Es ist ab sofort nicht mehr erlaubt, für die Rechnungsbeträge eine größere Anzahl von Nachkommastellen einzustellen als für die Betragsfelder der bestellbezogenen Positionen.
Hinweis: Diese Anpassung ist automatisch verfügbar und erfordert keine Änderung auf Ihrer Seite.
Invoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Numerische Feldformate > Betragsfeld (Positionsebene)
Bestätigung vor Deaktivierung der Sammel-E-Mails erforderlich
Wird der Versand von Sammel-E-Mails mit den Benachrichtigungen über die nicht-verarbeitbaren Rechnungen oder über Fehler in importierten Dateien deaktiviert, muss die Behandlung von evtl. noch nicht versendeten Sammel-E-Mails ab sofort vom Benutzer bestätigt werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass keine Sammel-E-Mails versehentlich in der Warteschlange verbleiben.
Zur Auswahl stehen folgende Optionen:
- Sammel-E-Mails aus Warteschlange löschen
- Sammel-E-Mails aus Warteschlange jetzt versenden
Diese Bestätigung ist ebenfalls bei der Umstellung des Versands bei Sammel-E-Mails mit den initialen Mitteilungen oder den Eskalationsschritten von „Aktiv für alle Empfänger“ auf „Aktiv für ‚Kopie an‘-Empfänger“ erforderlich.
Invoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Benachrichtigungs- & Eskalationsverwaltung > Initiale Mitteilungen / Eskalationschritte > Sammelmail > Aktiv für „Kopie an“-Empfänger
Invoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Benachrichtigungs- & Eskalationsverwaltung > Benachrichtigungen für nicht-verarbeitbare Rechnungen > Sammelmail > Aktiv
Invoice Portal Admin > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Benachrichtigungsverwaltung > Benachrichtigungen über Fehler in importierten Dateien > Sammelmail > Aktiv
Für Fragen stehen Ihnen Igor Kuzmin (07252 / 96-2152, i.kuzmin@seeburger.de) und Rolf Wessel (07252 / 96-1257, r.wessel@seeburger.de) gerne zur Verfügung.