Neues rund um den Invoice Portal Service (05/2023)

Erweiterung der XML-Schnittstelle zum ERP-System des Kunden

Die XML-Übergabedatei aus der App „Invoice Portal“ zum ERP-System des Kunden wurde erweitert. Es werden folgende zusätzliche Felder mit übergeben:

• Abschnitt „Allgemein“:
  • Eingangskanal
  • Wichtigkeit und Kommentar
• Abschnitte „Lieferant“:
  • Kennzeichnung für CPD-Lieferanten
  • Globale ID des Lieferanten
  • Mahnstufe
  • Hinweis über die Erkennung der Bank- und Zahlungsdaten
• Abschnitt „Rechnungsempfänger“:
  • USt-ID Kunde
• Tabelle „Kontierung“:
  • Betrag (brutto)
• Tabelle „Bestellbezogene Positionen“:
  • Rechnungsmenge in Bestellmengeneinheit
  • Bestellmengeneinheit
  • Rechnungsmenge in Bestellpreismengeneinheit
  • Bestellpreismengeneinheit
  • Preiseinheit
  • Positionstyp
  • Abweichungskennzeichen
  • Kommentar

Darüber hinaus entfallen die Bankverbindungsdetails aus dem Segment „BY“ (Käufer) ersatzlos.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie eine technische Dokumentation benötigen.

Eingangskanal „ZUGFeRD“

Zur Vereinheitlichung der Bezeichnungen und Verbesserung der Lesbarkeit wird der Eingangskanal „ZUGFERD_MAIL“ in der Benutzeroberfläche der App „Invoice Portal“ in „ZUGFeRD“ umbenannt. Diese Änderung betrifft ausschließlich die Darstellung in der Benutzeroberfläche, die eingehende und ausgehende Kommunikation der App ist nicht betroffen. Es sind keine Anpassungen erforderlich.

Stammdaten für Mengeneinheiten

Da in einer ZUGFeRD-Rechnung nur fest definierte Kürzel für die Mengeneinheiten erlaubt sind, kann es vorkommen, dass in den Bestellstammdaten andere Kürzel verwendet werden, als in einer Eingangsrechnung. Mit dem neuen Stammdatum „Mengeneinheit“ wird die Bearbeitung einer solchen bestellbezogenen Rechnung im „Invoice Portal“ vereinfacht. Damit können die Mengeneinheiten aus einer Eingangsrechnung in die Mengeneinheiten „übersetzt“ werden, die innerhalb des „Invoice Portals“ verwendet werden.
Die neue Stammdatentabelle besteht aus 3 Spalten:

• Mengeneinheit
• Beschreibung
• Zielmengeneinheit

Für die Werte in den Spalten „Mengeneinheit“ und „Zielmengeneinheit“ sind jeweils maximal 5 Zeichen erlaubt. Die Spalte „Mengeneinheit“ sollte die möglichen Werte aus den Eingangsrechnungen enthalten und die Spalte „Zielmengeneinheit“ die Werte aus den Bestellstammdaten. Jede Mengeneinheit darf nur einmal angelegt werden.

Die Anlage der Stammdaten für Mengeneinheiten ist über die Benutzeroberfläche oder über den manuellen CSV-Import möglich. Die detaillierte Beschreibung der Felder und Bedingungen für den CSV-Import finden Sie in der „CSV-Felder Dokumentation“ in der Übersicht „Importierte Dateien“. Die automatisierte CSV-Übertragung ist nicht vorgesehen.

Die zum Zeitpunkt der Implementierung gültige Auflistung aller Mengengeneinheiten, die in einer ZUGFeRD-Rechnung verwendet werden können, befindet sich in der bereitgestellten Beispieldatei. Diese Beispieldatei ist über den Button „CSV importieren“ erreichbar und kann dort heruntergeladen werden.

Verwendung der Stammdaten für Mengeneinheiten

Sollte eine bestellbezogene Eingangsrechnung eine Mengeneinheit beinhalten, die als „Mengeneinheit“ in den Stammdaten geführt wird und für die auch eine „Zielmengeneinheit“ eingetragen ist, dann wird anstelle der ursprünglichen Mengeneinheit die Zielmengeneinheit für die Rechnungsbearbeitung übernommen (Spalte „Mengeneinheit“ in der Tabelle „Bestellbezogene Positionen“).

Dies wird nur einmalig bei der Rechnungsübergabe in das „Invoice Portal“ durchgeführt. Das Ersetzen zu einem späteren Zeitpunkt der innerhalb der Rechnungsbearbeitung eingetragenen Werte durch die Stammdaten für Mengeneinheiten erfolgt nicht.

Ist die Mengeneinheit aus der Eingangsrechnung unbekannt oder gibt es keinen Wert für die „Zielmengeneinheit“ in den Stammdaten, dann wird der erhaltene Wert unverändert in die Rechnungsbearbeitung übernommen.

Import von Rechnungsprüfungen und Prozesseinstellungen

Mit dem vorherigen Softwareupdate „SP 136“ wurde der Export der Rechnungsprüfungen und Prozesseinstellungen einer Organisation im XML-Format möglich. Diese Exporte dokumentieren die Konfiguration der Rechnungsprüfungen und die Prozesseinstellungen vollständig.

Mit dem aktuellen Softwareupdate wird ab sofort auch der Import der exportierten Dateien ermöglicht. Diese Funktion kann sowohl bei der Übertragung der Einstellungen zwischen den Organisationen als auch zur Sicherung der vorgenommenen Einstellungen genutzt werden.

Wichtiger Hinweis: Bei einem Import werden zuerst die Bestandsdaten vollständig gelöscht und dann durch neue Daten ersetzt. Es ist nicht möglich, die Bestandsdaten über den XML-Import zu aktualisieren oder die Bestandsdaten mit neuen Daten zu ergänzen. Die zu importierenden Dateien müssen stets vollständig sein. Beim Import von Rechnungsprüfungen werden anstelle der ggf. fehlenden Angaben die Standardwerte angesetzt.

Neuer Menüpunkt „Importierte Dateien“

Die Übersicht der importierten Dateien ist nun unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ > „Importierte Dateien“ zu finden. Diese Übersicht beinhaltet die Importe für folgende Importziele:

• Buchungsperioden
• Kontierungsvorlagen
• Rechnungsprüfungen
• Prozesseinstellungen

Die getrennten Übersichten der importierten Dateien für Buchungsperioden und Kontierungsvorlagen entfallen.

 Reorganisation der „Grundlegenden Einstellungen“

Der Tab „Stamm- und Transaktionsdaten“, der früher in der App „Invoice Portal“ unter „Grundlegende Einstellungen“ zu finden war, wurde in „Verhalten beim automatisierten Import“ unbenannt und in die App „Invoice Portal Admin“ in den Menüpunkt „Einstellungen“ verschoben.

Unter diesem Menüpunkt findet sich auch ein weiterer Tab „Benachrichtigungsverwaltung“, der die Konfiguration der Benachrichtigungen über die fehlerhaften Einträge in den automatisiert übertragenen CSV-Dateien beinhaltet. Diese Konfiguration war bisher unter dem Menüpunkt „Importierte Dateien“ > „Einstellungen“ in der App „Invoice Portal Admin“ zu finden.

Somit werden die Einstellungen, die ausschließlich für die App „Invoice Portal Admin“ gelten, auch in dieser App zu finden sein. Außerdem wird die Strukturierung der Einstellungen in den beiden Apps einander angeglichen. Dies steigert die Wiedererkennung und vereinfacht die Bedienung.

Den Zugang zum neuen Menüpunkt „Einstellungen“ in der App „Invoice Portal Admin“ erhalten nur die Benutzer, denen der Service „Invoice Portal Service / Admin für Stammdatenverwaltung“ über die App „Administration“ zugewiesen ist.

Rechnungsprüfung „Angegebene Bestellposition ist vorhanden“ entfällt

Die Prüfung „Angegebene Bestellposition ist vorhanden“ für bestellbezogene Rechnungen, die im Auslieferungszustand aktiviert und vom Typ „Warnung“ war, wurde entfernt.

Eine weitestgehend identische Funktionalität bietet Ihnen die Prüfung „Die Kombination Bestell-Nr und Bestell-Pos-Nr muss in den Bestellstammdatendaten enthalten sein.“ Diese Prüfung ist im Auslieferungszustand aktiviert und vom Typ „Fehler“.

Die folgenden Prüfungen, die die Prüfung „Angegebene Bestellposition ist vorhanden“ als Voraussetzung hatten, hängen nun auch von der Prüfung „Die Kombination Bestell-Nr und Bestell-Pos-Nr muss in den Bestellstammdatendaten enthalten sein.“ ab:

• Steuerkennzeichen muss mit Steuerkennzeichen aus der Bestellposition übereinstimmen
• Der Positionsbetrag (netto) entspricht dem verfügbaren Restbudget.

Bitte überprüfen Sie die Konfiguration der genannten Prüfungen in Ihrer Organisation und passen Sie diese ggf. an.

Für Fragen stehen Ihnen Igor Kuzmin (07252 / 96-2152, i.kuzmin@seeburger.de) und Rolf Wessel (07252 / 96-1257, r.wessel@seeburger.de) gerne zur Verfügung.