Neues rund um den Invoice Portal Service (03/2023)

Umbenennungen im Umfeld von Dateiexporten und -importen

Zur Vereinheitlichung der Buttons und Menüpunkte für Dateiexporte und -importe wurden diese in den Apps „Invoice Portal“ und „Invoice Portal Admin“ entsprechend umbenannt. Beispielsweise wurde „CSV-Export“ in „CSV exportieren“ und „CSV-Import“ in „CSV importieren“ geändert.
Des Weiteren wurde der Menüpunkt „CSV-Importe“ in „Importierte Dateien“ umbenannt.

Automatisierte Dokumentation der CSV-Schnittstellen

In der App „Invoice Portal Admin“ wird in der Übersicht „Importierte Dateien” eine maschinell erstellte Dokumentation der CSV-Schnittstellen zum Download im PDF-Format zur Verfügung gestellt. Diese Dokumentation enthält die Feldbeschreibungen der CSV-Importdateien für Stamm- und Bewegungsdaten und die Bedingungen für die Befüllung der Felder.
Diese Dokumentation steht auch für die CSV-Schnittstellen der Buchungsperioden und Kontierungsvorlagen in der App „Invoice Portal“ zur Verfügung.

Neues Exportformat für Rechnungsprüfungen und Prozesseinstellungen

Ab sofort steht für den Export der Rechnungsprüfungen und Prozesseinstellungen einer Organisation neben PDF auch das Format „XML“ zur Verfügung. Die exportierte XML-Datei kann zur Dokumentation oder als Backup genutzt werden.

Reorganisation der „Grundlegenden Einstellungen“

Zur Vereinheitlichung der Benutzeroberfläche und Vereinfachung der Bedienung wurden die „Grundlegenden Einstellungen“ reorganisiert. Die ehemaligen Kontrollkästchen „Auftragsnummer zulassen“, „Barcode zulassen“ und „Skontobasisbetrag zulassen“ wurden umbenannt in „Auftrags-Nr.“, „Barcode“ und „Skontobasisbetrag“ und aus dem Tab „Allgemein“ in den Tab „Optionale Felder“ verschoben. Hier werden sie ab sofort zusammen mit den „Freien Feldern 1 bis 5“ in der Tabelle angezeigt. Der Tab „Optionale Felder“ hieß bisher „Anpassbare Felder“.

Die Aktivierung der ehemaligen Kontrollkästchen im Tab „Allgemein“ entspricht dem Setzen der entsprechenden Haken im Tab „Optionale Felder“ in der Spalte „Sichtbarkeit“. Die bisher vorgenommenen Einstellungen wurden übernommen, sodass keine manuellen Anpassungen erforderlich sind.

Die Einstellmöglichkeiten der Felder „Auftrags-Nr.“ und „Barcode“ wurden an die Einstellmöglichkeiten der „Freien Felder 1 bis 5“ angeglichen. Das bedeutet, dass für diese 2 Felder nun auch abweichende Bezeichnungen hinterlegt werden können.

Optionaler Schreibschutz für das Feld „Barcode“

Bei Bedarf kann das Feld „Barcode“ in den Rechnungsdetails für alle Benutzer für die Bearbeitung gesperrt werden. Wird die Option „Barcode schreibgeschützt anzeigen“ in den „Grundlegenden Einstellungen“ einer Organisation aktiviert, können die bei der Rechnungsübergabe in dieses Feld übernommenen Werte nicht mehr geändert werden.

Erweiterung der Versandoptionen des Rechnungsdatenexports

Die Exportdatei, die unter dem Menüpunkt „Datenexport“ in der App „Invoice Portal“ generiert werden kann, wurde bisher ausschließlich automatisiert an das Kundensystem verschickt. Nun kann die Exportdatei wahlweise auch an die E-Mail-Adresse des Anfordernden als Anhang versandt werden. Hierfür muss vor dem Starten des Datenexports das Kontrollkästchen „Zusätzlich an mich per E-Mail versenden“ aktiviert werden.
Der Status des E-Mail-Versands wird in der Tabelle „Gestartete Datenexporte“ angezeigt.

Erweiterung der Bedingungen für den automatischen Start des Freigabeprozesses

Eine der Bedingungen für den automatischen Start des Freigabeprozesses war bisher, dass alle konfigurierbaren Rechnungsprüfungen vom Typ „Fehler“ in einer Rechnung erfüllt sind. Diese Bedingung wird nun auch auf die nicht konfigurierbaren Rechnungsprüfungen vom Typ „Fehler“ erweitert. Diese Prüfungen sind:

• Ein Kontierungswert muss in den Stammdaten vorhanden sein (wenn kein Freitext für einen Kontierungstyp erlaubt ist)
• Ein Kontierungswert entspricht nicht dem vorgegebenen regulären Ausdruck (wenn Freitext erlaubt ist)
• Die Eingabe eines Kontierungswertes ist verpflichtend
• Die Eingabe eines Kontierungswertes ist abhängig von einem anderen Kontierungswert

Erweiterung der Fehlermeldungen bei Rechnungsprüfungen

In einigen Prüfungen der Rechnungen mit Bestellbezug wurden die Fehlermeldungen um eine Variable erweitert, die den erwarteten Wert wiedergibt. Die Fehlermeldungen folgender Prüfungen wurden auf diese Weise angepasst:

• Der Positionsbetrag (netto) entspricht dem berechneten Positionsbetrag.
• Der Positionsbetrag (netto) entspricht dem berechneten Bestellbetrag.
• Der Positionsbetrag (netto) entspricht dem verfügbaren Restbudget.
• Rechnungsmenge ist gleich der noch zu fakturierenden Menge.
• Der Einzelpreis (netto) aus der Rechnung entspricht dem Einzelpreis (netto) aus der Bestellung.

Erweiterung der Funktion „Abweichungskennzeichen“

Das Kontrollkästchen „Abweichung“, das in der Tabelle „Bestellbezogene Positionen“ in den Rechnungsdetails gesetzt werden kann, deaktiviert nun nicht nur die Rechnungsprüfungen gegen die Stammdaten in markierter Position, sondern sämtliche Prüfungen für diese bestellbezogene Position. Es werden keine Fehlermeldungen und Warnungen für diese Position mehr angezeigt.

Visualisierung des Fortschritts einer Rechnung bei automatischem Start des Freigabeprozesses

Sind die Kriterien für den automatischen Start des Freigabeprozesses bei einer Rechnung erfüllt, wird dies auch in den Rechnungsübersichten angezeigt. In der Spalte „Fortschritt“ wird in diesem Fall der erste Schritt „Nachbearbeitung“ weiß hinterlegt, anstatt wie bisher grün (wie bei einem Standardfortschritt einer Rechnung). Diese weiße Hinterlegung wird nicht mehr angewandt, wenn die Freigabe verweigert oder verworfen wird und die Rechnung in die manuelle Nachbearbeitung zurückkehrt.

Der automatisierte Start des Freigabeprozesses wird bei einem CSV-Export aus einer Monitoring-Übersicht ebenfalls kenntlich gemacht.
Des Weiteren wird der automatisierte Start des Freigabeprozesses auch in der Rechnungshistorie besser erkennbar. Die initiale Weiterleitung zur 1. Freigabe durch das System erhält einen entsprechenden Kommentar.

Anpassung der Einstellungen für die Sammelmails für „Initiale Mitteilungen“ und „Eskalationsschritte“

Wenn innerhalb der Szenarien für „Initiale Mitteilungen“ oder „Eskalationsschritte“ ein E-Mail-Empfänger bei „Kopie an“ definiert ist, erhält dieser Empfänger ausschließlich eine Sammel-E-Mail, auch dann wenn die Sammel-E-Mails für Hauptempfänger nicht aktiviert sind. Dies gewährleistet, dass die Anzahl der E-Mails, die an den „Kopie an“-E-Mail-Empfänger versendet werden, möglichst gering ist und steigert somit die Wahrnehmbarkeit dieser E-Mails.

Diese Anpassung wird entsprechend in der Konfiguration der Sammel-E-Mails berücksichtigt. Die Sammel-E-Mails sind stets entweder „Aktiv für „Kopie an“-Empfänger“ oder „Aktiv für alle Empfänger“.

War in Ihrer Organisation der Versand von Sammel-E-Mails bereits aktiviert, ändert sich für Ihre Organisation nichts.
Bitte überprüfen Sie ggf. die Konfiguration der Sammel-E-Mails, wenn in Ihrer Organisation keine Sammel-E-Mails versendet werden, und gleichzeitig die „Kopie an“-E-Mail-Empfänger hinterlegt sind.

Anpassung der Funktion „Zurückstellen“ einer Rechnung

Wenn eine Rechnung, die noch keinem Bearbeiter zugewiesen wurde, über die Übersicht „Aufgaben“ > „Offen“ zurückgestellt wird, wird diese Rechnung dem aktuellen Benutzer zur Bearbeitung zugewiesen. Dies gewährleistet, dass eine zurückgestellte Rechnung stets einem Bearbeiter zugewiesen ist und entsprechend überwacht werden kann.

Für Fragen stehen Ihnen Igor Kuzmin (07252 / 96-2152, i.kuzmin@seeburger.de) und Rolf Wessel (07252 / 96-1257, r.wessel@seeburger.de) gerne zur Verfügung.