Eingangskanal „XRECHNUNG“
Der „Invoice Portal Service“ unterstützt ab sofort Eingangsrechnungen im aktuellen XRechnungs-Format. Die Entgegennahme von Rechnungen in diesem Format wird nur per E-Mail unterstützt. Die Identifizierung einer XRechnungs-Mail erfolgt anhand einer Dateinamen-Analyse der E-Mail-Anhänge. Dabei darf eine E-Mail genau eine XML-Datei im Anhang enthalten. Alle weiteren Dateien werden abgelehnt.
Die Rechnungen im XRechnungs-Format werden sowohl innerhalb der App „Invoice Portal“ als auch bei der Rechnungsübergabe dem neuen Eingangskanal „XRECHNUNG“ zugeordnet. Die originale XRechnungs-XML wird sowohl in den Rechnungsdetails (Abschnitt „Verlauf“) zum Herunterladen als auch nach der Rechnungsübergabe zur Archivierung bereitgestellt.
Invoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Allgemein > Globale Einstellungen > Feldänderungen für Rechnungen > Erlaubt für XRECHNUNG
Invoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Allgemein > Globale Einstellungen > Verteilung auf Kontierungspositionen > Bei einer XRECHNUNG / ZUGFeRD-Rechnung
Invoice Portal > Einstellungen > Prozesseinstellungen > Allgemein > Bedingungen > Button „Neu“ > Feldbedingung > Eingangskanal
Invoice Portal > Aufgaben/Monitoring > Tabellenspalte „Eingangskanal“
Invoice Portal > Berichte und Statistiken > Eingangskanal > Allgemeine Optionen > Eingangskanal
Invoice Portal > Berichte und Statistiken > Rechnungen pro Lieferant > Allgemeine Optionen > Eingangskanal
„Bearbeitungsfrist“ wird zu „Prozessfrist“
Die Spalte „Bearbeitungsfrist“ in allen Rechnungsübersichten wird zu „Prozessfrist“ umbenannt. Darüber hinaus wird auch die Berechnung dieser Frist transparent gestaltet. Berechnet wird die Frist wie folgt: Empfangszeitpunkt einer Rechnung + die Stundenanzahl für den letzten Eskalationsschritt mit Dringlichkeit „hoch“.
Die farbliche Darstellung in der Spalte „Prozessfrist“ orientiert sich wie auch die Berechnung an den Eskalationsschritten. Ist die Stundenanzahl ab dem Rechnungseingang erreicht, die der Stundenanzahl des letzten Eskalationsschritts mit der Dringlichkeit „mittel“ entspricht, wechselt die Farbe zu gelb. Wird die Stundenanzahl für den letzten Eskalationsschritt mit der Dringlichkeit „hoch“ überschritten, wechselt die Farbe zu rot.
Invoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Benachrichtigungs- & Eskalationsverwaltung > Eskalationsschritte
Invoice Portal > Aufgaben/Monitoring > Prozessfrist
Bestimmung des 1. Freigebers anhand der Kontierungswerte
Ab sofort ist es optional möglich, hinter jedem Kontierungswert in den Kontierungsstammdaten einen Verantwortlichen (einen Benutzer oder eine Gruppe) zu hinterlegen, z.B. einen Kostenstellenverantwortlichen. Dies kann manuell über die Benutzeroberfläche oder auch über den automatisierten oder manuellen CSV-Import (durch eine neue Spalte „responsibility“) erfolgen. Zulässig ist hier die Angabe entweder der Benutzer-E-Mail-Adresse oder des Gruppennamens.
Der auf diese Weise hinterlegte Benutzer oder die Gruppe erscheint zuerst zusammen mit einem eingetragenen Kontierungswert in den Rechnungsdetails und anschließend oben in der Liste der potentiellen 1. Freigeber einer Rechnung, sofern die vergebenen Benutzer- oder Gruppenberechtigungen es zulassen. Dies erleichtert dem Nachbearbeiter die Auswahl des 1. Freigebers.
Hinweis: Falls diese Option zusammen mit der Option „Auftragsnummer“ zur Bestimmung des 1. Freigebers verwendet wird, dann hat die Auftragsnummer Vorrang.
Invoice Portal Admin > Stammdaten > Kontierungstyp > Kontierungswerte > Zuständigkeit
Invoice Portal > Aufgaben > Offen > Rechnungsdetails > 1. Freigabe anfordern
Automatisierte Auswahl des 1. Freigebers
Die Auswahl des 1. Freigebers war bisher nur manuell durch einen Nachbearbeiter erlaubt. Nun ist es optional möglich, einen Prozess so zu konfigurieren, dass diese Auswahl automatisiert vorgenommen wird. Dabei findet das Auswahlverfahren in folgender Reihenfolge statt:
- Ein Benutzer oder eine Gruppe kann für die 1. Freigabe über die „Auftragsnummer“ identifiziert werden.
- Genau ein Benutzer oder genau eine Gruppe kann für die 1. Freigabe über die Kontierungswert-Verantwortung (s. vorherigen Absatz) identifiziert werden.
- Es gibt genau einen „verantwortlichen“ Benutzer oder genau eine „verantwortliche“ Gruppe für die 1. Freigabe (einzustellen in Invoice Portal Admin > Benutzerverwaltung).
- Es gibt keinen „verantwortlichen“ Benutzer und keine „verantwortliche“ Gruppe, aber genau einen „berechtigten“ Benutzer oder eine „berechtigte“ Gruppe für die 1. Freigabe.
Wenn keiner dieser Schritte erfolgreich war, muss der 1. Freigeber manuell durch den Nachbearbeiter ausgewählt werden. Die beschriebene Reihenfolge gilt auch bei den Prozessen, die ohne Nachbearbeitung direkt mit der 1. Freigabe beginnen.
Invoice Portal > Einstellungen > Prozesseinstellungen > Prozessablauf > Freigabeebene > Benutzer- oder Gruppenauswahl für die 1. Freigabe erlauben
Invoice Portal Admin > Benutzerverwaltung > Benutzer/Gruppen > Details > Freigabe
Erweiterung der Funktion für Rechnungsfreigabe
Die Funktionen „Freigabe erteilen“ und „Gesamtfreigabe erteilen“ in der Übersicht „Aufgaben > Offen“ wurden um die Validierung der Kontierungsobjekte erweitert. Bei der Benutzung dieser Funktionen wird die Kontierung im Hintergrund auf folgende Fehler geprüft:
- Alle Kontierungstypen, die verpflichtend sind, sind befüllt.
- Mindestens einer der abhängigen Kontierungstypen ist befüllt.
- Die eingetragenen Kontierungswerte entsprechen den ggf. hinterlegten regulären Ausdrücken (dies gilt auch für die Kontierung der bestellbezogenen Positionen).
- Die eingetragenen Kontierungswerte entsprechen den ggf. hinterlegten Stammdaten (dies gilt auch für die Kontierung der bestellbezogenen Positionen).
Entsprechen eine oder mehrere Rechnungen nicht diesen Kriterien, können diese Rechnungen ohne manuelle Korrektur nicht freigegeben werden. Darüber hinaus wird bei der Auswahl des nächsten Freigebers automatisiert berücksichtigt, dass eine nächste Freigabe nicht bei einem selbst angefordert werden darf.
Invoice Portal > Aufgaben > Offen > Button „Freigabe“ > Freigabe erteilen/Gesamtfreigabe erteilen
Änderung des Schlüssels für das Update von Kontierungsinformationen in den Bestellstammdaten
Der Schlüssel für das Update von Kontierungsinformationen in den Bestellstammdaten (Kontierung einer Bestellposition) wurde bisher als Kombination aus „Accounting ID“ und „Accounting Type“ gebildet. Ab dem aktuellen Software-Update wird nur „Accounting Type“ als Schlüssel verwendet, um sicherzustellen, dass ein Kontierungstyp innerhalb einer Bestellposition nur einmal verwendet werden darf. Im Falle eines Updates für einen Kontierungstyp würde die „Accounting ID“ zusammen mit dem Kontierungswert überschrieben werden.
Invoice Portal Admin > Bewegungsdaten > Bestellungen
Export und Import von Kontierungsberechtigungen
Mit dem aktuellen Software-Update werden der Export und Import von prozessspezifischen Kontierungsberechtigungen pro Kontierungstyp ermöglicht. Diese Funktion kann sowohl bei der Übertragung der Einstellungen zwischen den Organisationen als auch zur Sicherung der vorgenommenen Einstellungen genutzt werden.
Invoice Portal Admin > Stammdaten > Kontierungstypen > Kontierungstyp Details > Kontierungsberechtigungen > Button „CSV exportieren“
Invoice Portal Admin > Stammdaten > Kontierungstypen > Kontierungstyp Details > Kontierungsberechtigungen > Button „CSV importieren“
Für Fragen stehen Ihnen Igor Kuzmin (07252 / 96-2152, i.kuzmin@seeburger.de) und Rolf Wessel (07252 / 96-1257, r.wessel@seeburger.de) gerne zur Verfügung.