{"id":714,"date":"2023-06-13T15:24:24","date_gmt":"2023-06-13T13:24:24","guid":{"rendered":"https:\/\/news.cloud.seeburger.info\/?p=714"},"modified":"2023-06-13T16:39:39","modified_gmt":"2023-06-13T14:39:39","slug":"neues-rund-um-den-invoice-portal-service-06-2023","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/news.cloud.seeburger.info\/de\/neues-rund-um-den-invoice-portal-service-06-2023\/","title":{"rendered":"Neues rund um den Invoice Portal Service (06\/2023)"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/p>\n

Eingangskanal \u201eXRECHNUNG\u201c<\/strong><\/p>\n

Der \u201eInvoice Portal Service\u201c unterst\u00fctzt ab sofort Eingangsrechnungen im aktuellen XRechnungs-Format. Die Entgegennahme von Rechnungen in diesem Format wird nur per E-Mail unterst\u00fctzt. Die Identifizierung einer XRechnungs-Mail erfolgt anhand einer Dateinamen-Analyse der E-Mail-Anh\u00e4nge. Dabei darf eine E-Mail genau eine XML-Datei im Anhang enthalten. Alle weiteren Dateien werden abgelehnt.<\/p>\n

Die Rechnungen im XRechnungs-Format werden sowohl innerhalb der App \u201eInvoice Portal\u201c als auch bei der Rechnungs\u00fcbergabe dem neuen Eingangskanal \u201eXRECHNUNG\u201c zugeordnet. Die originale XRechnungs-XML wird sowohl in den Rechnungsdetails (Abschnitt \u201eVerlauf\u201c) zum Herunterladen als auch nach der Rechnungs\u00fcbergabe zur Archivierung bereitgestellt.<\/p>\n

Invoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Allgemein > Globale Einstellungen > Feld\u00e4nderungen f\u00fcr Rechnungen > Erlaubt f\u00fcr XRECHNUNG <\/em>
\nInvoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Allgemein > Globale Einstellungen > Verteilung auf Kontierungspositionen > Bei einer XRECHNUNG \/ ZUGFeRD-Rechnung<\/em>
\nInvoice Portal > Einstellungen > Prozesseinstellungen > Allgemein > Bedingungen > Button \u201eNeu\u201c > Feldbedingung > Eingangskanal<\/em>
\nInvoice Portal > Aufgaben\/Monitoring > Tabellenspalte \u201eEingangskanal\u201c<\/em>
\nInvoice Portal > Berichte und Statistiken > Eingangskanal > Allgemeine Optionen > Eingangskanal<\/em>
\nInvoice Portal > Berichte und Statistiken > Rechnungen pro Lieferant > Allgemeine Optionen > Eingangskanal<\/em><\/p>\n

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\u201eBearbeitungsfrist\u201c wird zu \u201eProzessfrist\u201c<\/strong><\/p>\n

Die Spalte \u201eBearbeitungsfrist\u201c in allen Rechnungs\u00fcbersichten wird zu \u201eProzessfrist\u201c umbenannt. Dar\u00fcber hinaus wird auch die Berechnung dieser Frist transparent gestaltet. Berechnet wird die Frist wie folgt: Empfangszeitpunkt einer Rechnung + die Stundenanzahl f\u00fcr den letzten Eskalationsschritt mit Dringlichkeit \u201ehoch\u201c.<\/p>\n

Die farbliche Darstellung in der Spalte \u201eProzessfrist\u201c orientiert sich wie auch die Berechnung an den Eskalationsschritten. Ist die Stundenanzahl ab dem Rechnungseingang erreicht, die der Stundenanzahl des letzten Eskalationsschritts mit der Dringlichkeit \u201emittel\u201c entspricht, wechselt die Farbe zu gelb. Wird die Stundenanzahl f\u00fcr den letzten Eskalationsschritt mit der Dringlichkeit \u201ehoch\u201c \u00fcberschritten, wechselt die Farbe zu rot.<\/p>\n

Invoice Portal > Einstellungen > Grundlegende Einstellungen > Benachrichtigungs- & Eskalationsverwaltung > Eskalationsschritte<\/em>
\nInvoice Portal > Aufgaben\/Monitoring > Prozessfrist<\/em><\/p>\n

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Bestimmung des 1. Freigebers anhand der Kontierungswerte<\/strong><\/p>\n

Ab sofort ist es optional m\u00f6glich, hinter jedem Kontierungswert in den Kontierungsstammdaten einen Verantwortlichen (einen Benutzer oder eine Gruppe) zu hinterlegen, z.B. einen Kostenstellenverantwortlichen. Dies kann manuell \u00fcber die Benutzeroberfl\u00e4che oder auch \u00fcber den automatisierten oder manuellen CSV-Import (durch eine neue Spalte \u201eresponsibility\u201c) erfolgen. Zul\u00e4ssig ist hier die Angabe entweder der Benutzer-E-Mail-Adresse oder des Gruppennamens.<\/p>\n

Der auf diese Weise hinterlegte Benutzer oder die Gruppe erscheint zuerst zusammen mit einem eingetragenen Kontierungswert in den Rechnungsdetails und anschlie\u00dfend oben in der Liste der potentiellen 1. Freigeber einer Rechnung, sofern die vergebenen Benutzer- oder Gruppenberechtigungen es zulassen. Dies erleichtert dem Nachbearbeiter die Auswahl des 1. Freigebers.<\/p>\n

Hinweis:<\/strong> Falls diese Option zusammen mit der Option \u201eAuftragsnummer\u201c zur Bestimmung des 1. Freigebers verwendet wird, dann hat die Auftragsnummer Vorrang.<\/p>\n

Invoice Portal Admin > Stammdaten > Kontierungstyp > Kontierungswerte > Zust\u00e4ndigkeit<\/em>
\nInvoice Portal > Aufgaben > Offen > Rechnungsdetails > 1. Freigabe anfordern<\/em><\/p>\n

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Automatisierte Auswahl des 1. Freigebers<\/strong><\/p>\n

Die Auswahl des 1. Freigebers war bisher nur manuell durch einen Nachbearbeiter erlaubt. Nun ist es optional m\u00f6glich, einen Prozess so zu konfigurieren, dass diese Auswahl automatisiert vorgenommen wird. Dabei findet das Auswahlverfahren in folgender Reihenfolge statt:<\/p>\n

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  1. Ein Benutzer oder eine Gruppe kann f\u00fcr die 1. Freigabe \u00fcber die \u201eAuftragsnummer\u201c identifiziert werden.<\/li>\n
  2. Genau ein Benutzer oder genau eine Gruppe kann f\u00fcr die 1. Freigabe \u00fcber die Kontierungswert-Verantwortung (s. vorherigen Absatz) identifiziert werden.<\/li>\n
  3. Es gibt genau einen \u201everantwortlichen\u201c Benutzer oder genau eine \u201everantwortliche\u201c Gruppe f\u00fcr die 1. Freigabe (einzustellen in Invoice Portal Admin > Benutzerverwaltung).<\/li>\n
  4. Es gibt keinen \u201everantwortlichen\u201c Benutzer und keine \u201everantwortliche\u201c Gruppe, aber genau einen \u201eberechtigten\u201c Benutzer oder eine \u201eberechtigte\u201c Gruppe f\u00fcr die 1. Freigabe.<\/li>\n<\/ol>\n

    Wenn keiner dieser Schritte erfolgreich war, muss der 1. Freigeber manuell durch den Nachbearbeiter ausgew\u00e4hlt werden. Die beschriebene Reihenfolge gilt auch bei den Prozessen, die ohne Nachbearbeitung direkt mit der 1. Freigabe beginnen.<\/p>\n

    Invoice Portal > Einstellungen > Prozesseinstellungen > Prozessablauf > Freigabeebene > Benutzer- oder Gruppenauswahl f\u00fcr die 1. Freigabe erlauben <\/em>
    \nInvoice Portal Admin > Benutzerverwaltung > Benutzer\/Gruppen > Details > Freigabe<\/em><\/p>\n

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    Erweiterung der Funktion f\u00fcr Rechnungsfreigabe<\/strong><\/p>\n

    Die Funktionen \u201eFreigabe erteilen\u201c und \u201eGesamtfreigabe erteilen\u201c in der \u00dcbersicht \u201eAufgaben > Offen\u201c wurden um die Validierung der Kontierungsobjekte erweitert. Bei der Benutzung dieser Funktionen wird die Kontierung im Hintergrund auf folgende Fehler gepr\u00fcft:<\/p>\n